INTERN / JUNIOR ADMIN

1. Mô tả công việc

Vận hành, Giám sát Hiện trường & Tuân thủ Văn phòng

• Kiểm tra & Giám sát tuân thủ: Hàng ngày đi kiểm tra các khu vực làm việc, chủ động nhắc nhở nhân viên tuân thủ các quy định chung của văn phòng (giữ gìn vệ sinh, quy định sử dụng phòng họp, tắt các thiết bị điện khi ra về…).
• Giám sát chất lượng vệ sinh: Theo dõi, kiểm tra và đánh giá chất lượng công việc dọn dẹp hàng ngày của cô lao công, đảm bảo không gian làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp.

Hậu cần & Tiếp đón

• Trực tiếp tiếp đón khách đến văn phòng; tiếp nhận, phân loại và điều phối thư từ, bưu phẩm.
• Thủ tục hành chính hiện trường: Làm đầu mối hỗ trợ nhân sự công ty thực hiện các thủ tục đăng ký, gia hạn vé gửi xe máy hàng tháng với Ban quản lý tòa nhà.

Quản lý Mua sắm & Phối hợp Thủ tục Thanh toán

• Đặt mua hàng hóa hành chính: Chủ động kiểm kê và lập kế hoạch đặt mua văn phòng phẩm, mực in, trà, cà phê, nhu yếu phẩm… phục vụ cho nhu cầu của văn phòng.
• Hỗ trợ thủ tục thanh toán: Chủ động tìm kiếm nhà cung cấp, xin báo giá; thu thập đầy đủ hóa đơn, chứng từ mua hàng và chuẩn bị hồ sơ thanh toán/hoàn ứng ban đầu để chuyển giao cho bộ phận Kế toán xử lý.

Quản lý Kho Thiết bị, Tài sản & Hỗ trợ Nhân sự mới

• Quản lý kho tài sản: Quản lý, sắp xếp kho thiết bị, tài sản của công ty; cập nhật tình trạng xuất – nhập – tồn kho một cách chính xác.
• Bàn giao & Cài đặt thiết bị: Tiếp nhận yêu cầu đăng ký thiết bị; chuẩn bị, kiểm tra, setup cơ bản không gian làm việc (vị trí ngồi, kết nối mạng, kết nối máy in…) và tiến hành bàn giao máy móc, công cụ làm việc cho nhân sự mới hoặc các phòng ban khi có yêu cầu.

Hậu cần Truyền thông nội bộ & Gắn kết văn hóa

• Điều phối Happy Hour/Happy Lunch: Trực tiếp lên thực đơn, liên hệ đặt đồ ăn/đồ uống, chuẩn bị không gian và điều phối các buổi tiệc trà, ăn trưa gắn kết định kỳ hàng tháng cho nhân viên.
• Chuẩn bị sự kiện & Seminar: Tham gia chuẩn bị hiện trường, mua sắm quà tặng, setup phòng họp và thiết bị hỗ trợ cho các buổi hội thảo công nghệ (seminar), sinh nhật tháng hoặc các ngày lễ lớn (8/3, 20/10, Year End Party…).
• Hỗ trợ truyền thông: Phối hợp cùng Quản lý thực hiện các thông báo nội bộ về sự kiện hoặc quy định mới tại khu vực văn phòng.

2. Yêu cầu

• Có hiểu biết về công nghệ: Có hiểu biết cơ bản về Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Forms, Drive) để quản lý dữ liệu khoa học, rõ ràng.
• Tư duy & Nhập cuộc nhanh (Mindset): Có tư duy chủ động, nhanh nhẹn.
• Cẩn thận & Thẳng thắn: Có tính chi tiết, quan sát tốt; cẩn thận.
• Yêu thích công nghệ: Yêu thích và thích ứng nhanh với các công cụ công nghệ mới, đặc biệt là các ứng dụng AI.
• Thời gian: Ưu tiên các bạn sinh viên năm cuối hoặc mới tốt nghiệp có thể đi làm ngay.

3. Quyền lợi

• Trợ cấp thực tập: Thỏa thuận theo năng lực + Hỗ trợ gửi xe, ăn trưa (30 nghìn đồng/ngày).
• Môi trường làm việc: Trẻ trung, năng động, đậm chất Tech, sếp tâm lý và đồng nghiệp hỗ trợ hết mình.
• Cơ hội học tập: Được dẫn dắt trực tiếp bởi Anh/Chị Senior, được tiếp cận về các công cụ AI, tự động hóa quy trình văn phòng hiện đại.
• Hỗ trợ đóng dấu mộc: Cung cấp dấu mộc thực tập và số liệu làm báo cáo tốt nghiệp (nếu có yêu cầu).
• Có cơ hội trở thành nhân viên chính thức của công ty.